今日は5月5日、こどもの日。 全国の空には鯉のぼりが気持ちよさそうに泳いでいます。
…が、肝心の「子どもに勉強を教える仕事」をしている家庭教師の皆さん、こんな祝日に何をしていますか？
「生徒の今月の授業回数を、ノートを見返して集計中…」 「来週どの生徒に何を教えるか、ふせんに書き出して整理中…」 「保護者から『うちの子どこまで進みましたか？』と来てて、過去の記録を遡り中…」
鯉のぼりは空を泳いでるのに、家庭教師は紙とノートの中で溺れている。 今日はこの「溺れている事務作業」を、月500円で空に泳がせる方法を書きます。
狙うキーワードはずばり**「家庭教師 生徒管理 自動化」**。個人で家庭教師をやっている人なら、一度は検索したことがあるはずです。
- 家庭教師の生徒管理が「鯉のぼり化（＝事務作業がはためく）」する3つの理由
- Googleカレンダー連携で生徒管理を自動化する仕組み
- 月500円で授業記録・進捗・請求書まで一気通貫させる手順
家庭教師の生徒管理、なぜこんなに大変なのか
家庭教師の事務作業は、塾の事務作業とは別物です。 塾なら事務員さんがいて、生徒情報も校舎で一括管理されている。 でも個人契約や登録制の家庭教師は、全部ひとりでやらないといけない。
家庭教師の生徒管理が大変な理由は、ざっくりこの3つです。
1. 「いつ」「誰に」「何を」教えたかが分散している
授業日時はカレンダー、授業内容はノート、月謝計算はスプレッドシート、保護者連絡はLINE。情報が4箇所に散らばっているから、月末に「あれどこに書いたっけ？」が始まる。
2. 月末まとめてやるから一気にしんどい
月末に1ヶ月分の授業を遡って数える。記憶も曖昧、ノートはぐちゃぐちゃ、領収書も探す。「平日の昼間に1日潰れる」という家庭教師は珍しくありません。
3. 生徒が増えるほど「指数関数的に」事務が増える
生徒1人なら手作業でいける。3人で「あれ？」、5人で「無理」、10人で「廃業」。教える時間より事務作業の方が長い、という逆転現象が起きます。
要するに、家庭教師の事務作業は情報が散ってるから大変なんです。 ということは、情報を1箇所にまとめれば一気に楽になる。
「生徒管理 自動化」の正解は、Googleカレンダー集約
ここで質問。 あなたが毎日必ず開いているものは何ですか？
LINE？Instagram？答えはたぶんGoogleカレンダーです。 家庭教師なら授業の予定を入れるためにほぼ毎日触ってるはず。
なら話は早い。Googleカレンダーを「生徒管理データベース」として使えばいい。
| 項目 | 従来のやり方 | Googleカレンダー集約型 |
|---|---|---|
| 授業日時 | カレンダーアプリ＋ノート | カレンダーに入れたら記録完了 |
| 授業内容 | ノートに走り書き | 予定の説明欄に書くだけ |
| 月謝計算 | 月末に手集計 | スプレッドシートに自動転記 |
| 請求書 | 月末にWordで作成 | PDFで自動生成 |
| 進捗管理 | 記憶＋ノート | 過去ログを一発検索 |
カレンダーは家庭教師の「業務の入り口」。 ここを起点に全自動化できれば、月末の地獄は消える。
あなたがやることは「カレンダーを使う」だけ。
鯉のぼり化する事務作業を、空に泳がせる
ここでこどもの日の話に戻ります。
鯉のぼりが気持ちよく泳ぐためには、ポール（軸）が必要です。 家庭教師の生徒管理も同じで、軸（＝Googleカレンダー）に全部の情報を結びつけてあげれば、自動的に整理されて空を泳ぎだす。
祝日なのに月末事務作業の準備。来月の授業計画もノートとにらめっこ。子どもの日なのに、子どもより自分の方が机に縛られている。
授業はカレンダーに入れて行うだけ。月末の請求書はもうできてる。こどもの日は子どもと公園に行ける。
「いやでも、自動化って設定が大変なんでしょ？」 という声に対しては、こう答えます。
5分で終わります。プログラミング知識ゼロでOK。 全部あなたのGoogleアカウント内で動くので、生徒情報が外部に漏れる心配もありません。
よくある質問
まとめ：鯉のぼりの下で家庭教師が事務してる絵を、なくしたい
こどもの日は、子どもの健やかな成長を願う日です。 でもその子どもたちに勉強を教えている家庭教師の方々が、祝日も事務作業に追われている現状はちょっと違うんじゃないかなと思っています。
「家庭教師 生徒管理 自動化」というキーワードで検索してこの記事にたどり着いたあなたは、たぶん月末の事務作業に疲弊している。 その疲弊を月500円で買い取ります。
来年のこどもの日は、子どもと公園で泳いでください（鯉のぼりの下で）。
家庭教師の勤怠管理、まだ手作業でやってませんか？
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